Tietosuojaseloste

Henkilötietolain ja EU:n henkilötietoja koskevan tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Päivitetty 24.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Finnsiirto Oy (jäljemmin “Finnsiirto”)
Y-tunnus 0715082-9
Osoite: Vakiotie 11, 21420 Lieto Puhelin: 0207 351 600

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Kimmo Tiittanen
kimmo.tiittanen@finnsiirto.fi

3. Rekisterin nimi
Finnsiirron asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Finnsiirto käsittelee henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

• Nykyisten tai potentiaalisten asiakkaiden kontaktointi
• Sopimuksen toteuttamiseen liittyvä tarve
• Yhteistyökumppanien kanssa toiminen
• Asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen
• Uutis- ja suoramarkkinointikirjeiden/sähköpostien ja tiedotteiden lähettäminen.
• Mielipide- tai asiakastyytyväisyys kyselyihin/tutkimuksiin tai näihin rinnastettaviin lähetyksiin.
• Mahdolliset rekrytointitilanteet

5. Rekisterin tietosisältö

Finnsiirto käsittelee rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

• Yhteystiedot, kuten yhteyshenkilön nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet,
• Mahdolliset luvat ja suostumukset

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Sähköpostiosoitteita kerätään rekisteröidyltä itseltään sekä rekisterinpitäjän järjestelmistä, kun rekisteröity rekisteröityy palveluihin ja käyttää palveluita. Sähköpostitietoja voidaan kerätä lisäksi muun muassa rekisterinpitäjän toimintoihin liittyvistä sosiaalisista medioista. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää rekisterinpitäjän rekistereistä, tietopalveluja tarjoavista julkisista tai yksityisistä rekistereistä ja tietolähteistä sekä rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta tai mediasta poimittuja henkilötietoja, joiden avulla voimme ottaa yhteyttä liiketoimintamielessä.

7. Tietojen luovutus

Finnsiirto ei myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Finnsiirto luovuttaa tietoja kolmansille vain seuraavissa tapauksissa:

• Finnsiirto luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
• Finnsiirto luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Finnsiirto käyttää tässä tietosuojakäytännössä eriteltyjen tarkoitusten mukaisessa tietojenkäsittelyssä kumppaneita ja voi tässä yhteydessä siirtää käsittelemiään henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle (esimerkiksi pilvipalvelutarjoajalle) kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä noudattaen. Niiden maiden osalta, joissa ei ole taattu tietosuojan riittävää tasoa, siirrot perustuvat asianmukaisiin suojatoimiin, kuten Euroopan komission tai valvontaviranomaisen hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Finnsiirto säilyttää henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 4 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.
Henkilötietojen säilyttämisessä noudatetaan riskiperusteista arviointia kohdan 5 henkilötietojen tietosisältöä arvioiden.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietokannat, joihin rekisterin tietoja tallennetaan, ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoilla suojattuja. Finnsiirto henkilötietorekisteriä koskevat mahdolliset manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot säilytetään Finnsiirto verkkolevyllä suojatussa kansiossa tai erikseen päätettävässä ulkopuolisessa pilvipalvelussa. Sähköpostien viestikentissä ei käytetä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä huolehtii, että ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työtekijöillä ja rekisterinpitäjän lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se heidän työtehtäviensä hoitamisen vuoksi on tarpeen.

11. Oikeus tietojen tarkastamiseen ja oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastus- tai oikaisupyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö sähköpostitse osoitteeseen kimmo.tiittanen@finnsiirto.fi

12. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että;

• rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, sähköpostitse osoitteeseen kimmo.tiittanen@finnsiirto.fi
• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
• henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustu-van lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

13. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että Finnsiirto rajoittaa käsittelyä, jos

• rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden;
• käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
• rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

14. Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

15. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

16. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

17. Tietoturva-toimenpiteet

Tietoturvaloukkauksen sattuessa Finnsiirto on tehtävä tietoturvaloukkausilmoitus valvontaviranomaiselle ilman aiheetonta viivytystä heti, kun loukkaus on tullut yrityksen tietoon ja kuitenkin viimeistään 72 tunnin kuluessa. Tämän määräajan jälkeen tehdyistä ilmoituksista pitää toimittaa valvontaviranomaiselle perusteltu selvitys siitä, miksi ilmoitus on tehty myöhässä. Lisäksi loukkauksesta on ilmoitettava niille henkilöille, joiden osalta tietosuojaa on rikottu. Ilmoitusta rekisteröidylle ei kuitenkaan tarvitse tehdä, jos rekisterinpitäjä on toteuttanut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset suojatoimenpiteet ja loukkauksen kohteena oleviin henkilötietoihin on sovellettu kyseisiä toimenpiteitä tai rekisterinpitäjä on toteuttanut toimenpiteitä, joilla varmistetaan, että korkea riski luonnollisten henkilöiden oikeuksille ei enää toteudu.
Finnsiirto on laatinut tietoturvatoimenpiteenä työntekijöilleen tietoturvapolitiikan ja tietoturvaohjeen, johon on kirjattu kaikki keskeiset tietosuoja-asetuksen vaatimukset ja velvollisuudet rekisterinpitäjälle, sekä oikeudet rekisteröidylle. Finnsiirto on kouluttanut henkilöstönsä aiheesta ja päivittää osaamistaan säännöllisesti.

18. Evästekäytäntö

Eväste-tiedosto on osa tekstiä, joka voidaan luvallasi tallentaa tietokoneellesi. Jos hyväksyt tämän, selaimesi lisää tekstin erilliseen tiedostoon. Finnsiirto saattaa käyttää evästetiedostoja helpottaakseen verkkosivuillamme tapahtuvan liikenteen analysointia ja selvittämään kuka on käynyt tietyllä sivustolla tiettynä ajankohtana. Määrittämällä selaimesi asetukset voit hyväksyä tai kieltää evästeiden tallentumisen koneellesi. Voit myös poistaa minkä tahansa koneellesi tallennetun evästetiedoston milloin tahansa.

Kun vierailet Finnsiirron sivustolla, joka voidaan mukauttaa käyttäjän profiiliin/käytettävään laitteeseen tai edellyttävät, että olet kirjautunut sisään, selaimesi on asetettava hyväksymään evästeet. Yleisesti ottaen voit vierailla sivustolla myös ilman, että hyväksyt evästeitä ja paljastat henkilöllisyyttäsi.

Kolmannen osapuolen evästeet
Google Analytics - Sivustoomme upotetut Google Analytics -evästeet keräävät tietoa siitä, miten vierailijat käyttävät sivustoamme. Laadimme tietojen avulla raportteja ja parannamme sivustoa. Evästeiden keräämiä anonyymejä tietoja ovat muun muassa sivustossa käyneiden henkilöiden määrä, mistä kävijät ovat tulleet sivustolle ja millä sivuilla he käyvät.

19. Rekisteriselostetta koskevat huomautukset

Finnsiirto varaa oikeuden muuttaa rekisteriselosteen sisältöä ilmoittamatta tästä erikseen rekisteröidylle. Rekisteröidyn vastuulla on tutustua rekisteriselosteen sisältöön säännöllisesti.